REDEGJØRELSE ETTER ÅPENHETSLOVEN
Innledning
Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Hovedformålet med loven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Loven skal også sikre at allmennheten har tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer sin menneskerettighetsrisiko.
Denne redegjørelsen utgis av Bobilsenteret Namsos AS.
Åpenhetsloven forplikter Bobilsenteret Namsos AS til å:
utføre aktsomhetsvurderinger i samsvar med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, redegjøre for vårt arbeid med aktsomhetsvurderinger knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og
svare på informasjonsforespørsler fra allmennheten.
Bobilsenteret Namsos AS har siden lovens ikrafttredelse jobbet med å gjennomføre aktsomhetsvurderinger. Fokus har primært vært knyttet til steg 1 og 2 i aktsomhetsvurderingen: forankring og identifisering av risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Bobilsenteret Namsos AS har også hatt søkelys på å bygge kompetanse om åpenhetsloven, dens formål og selskapets forpliktelser.
Denne redegjørelsen beskriver våre retningslinjer og rutiner for å håndtere risiko knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, hvilke vesentlige risikoer vi har identifisert og tiltak vi har iverksatt som følge av våre identifiserte risikoområder.
Vår virksomhet og driftsområde
Bobilsenteret Namsos AS er 100% eiet av Bobilsenteret Holding AS AS. Bobilsenteret Namsos ASs forretningside er salg av bobiler, campingvogner, inklusive forsikringer og finansieringstjenester, verkstedtjenester og utstyr, samt utleie av kjøretøy i Trøndelag og Nordland fylker. Bobilsenteret Namsos AS har en uttalt strategi om å utvikle våre ansatte og drive etterrettelig, dette er et godt grunnlag for å jobbe aktivt med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi har i vår vesentlighetsanalyse identifisert arbeidsmiljø og arbeidsbelastning, persondata, samt at vi har handel med land med høyere risiko som områder der vi har størst påvirkning.
Bobilsenteret Namsos AS selger bobiler og campingvogner som er produsert utenfor Norge. Hovedtyngden av våre leverandører er i Italia,Franrike og Tyskland land med lav risiko.
Markedet er i all hovedsak private kunder i Trøndelag og Nordland. Selskapet har avdelinger i Namsos og Bodø og har totalt 20 ansatte som har arbeidet for selskapet i løpet av 2022.
Bobilsenteret Namsos AS har en risiko-basert tilnærming til leverandørkjeden og forretningspartnere.
Retningslinjer og rutiner for arbeidet med aktsomhetsvurderinger/ Slik jobber vi med aktsomhetsvurderinger
Bobilsenteret Namsos AS har forpliktet seg til å opptre ansvarlig og sikre respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Denne forpliktelsen er inntatt i Policy om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som er vedtatt av styret, samt i våre etiske retningslinjer. I våre policies og retningslinjer forplikter vi oss til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i henhold til OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Daglig leder har ansvar for oppfølging av disse forpliktelsene og rapporterer til styret minst årlig.
Bobilsenteret Namsos AS har også retningslinjer som er retningsgivende for vårt arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Dette inkluderer Personalhåndbok, Etiske retningslinjer, Policy for likestilling og mangfold og policy for personvern.
Vi har følgende rutiner for å håndtere vår menneskerettighetsrisiko:
- Rutiner for ansettelse
- Rutiner for lønnsfastsettelse
- Rutiner for oppfølging av ansatte
- Rutiner for avvikshåndtering
- Rutiner for internkontroll
- Varslingsrutiner – Personalhåndboken beskriver våre varslings Varsling skal skje til dagligleder,. Varsling kan gjøres anonymt.
Risikovurdering:
Bobilsenteret Namsos AS har i arbeidet med implementering av åpenhetsloven jobbet etter et rammeverk basert på OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Vi har først gjennomført en bred risikokartlegging for å identifisere de områdene innenfor vår virksomhet, blant våre forretningspartnere og i vår leverandørkjede hvor det er mest sannsynlig at signifikant risiko for faktiske eller potensielle brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter forekommer.
I forbindelse med risikokartleggingen har Bobilsenteret Namsos AS vurdert typisk bransjerisiko, geografisk risiko, selskapsspesifikk risiko og produkt-/tjenesterisiko.
Basert på risikokartleggingen ble følgende vesentlige risikoområder identifisert:
- Produksjon av bobiler og campingvogner i land med høyere risiko
- Retten til beskyttelse av persondata
- Arbeidsmiljø og arbeidsbelastning for egne ansatte
Bobilsenteret Namsos AS har ikke identifisert faktiske brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold. På bakgrunn av risikovurderingen har vi valgt ut følgende områder for potensielle brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som skal prioriteres i vårt arbeid:
- Godt arbeidsmiljø med akseptabel arbeidsbelastning i en sesongbetont og konjunkturavhengig bransje
- Beskyttelse av persondata
- Anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden
For å prioritere våre viktigste risikoområder har vi benyttet følgende kriterier: alvorlighetsgrad av potensielle negative konsekvenser, sannsynligheten for at negative konsekvenser oppstår..
Tiltak og forventede resultat/ Slik jobber vi for å forebygge og redusere og stanse negative konsekvenser
For å redusere identifiserte risiko har vi iverksatt følgende generelle tiltak: vurdering av anonym varslingskanal for å tilrettelegge for rapportering av risiko og/eller kritikkverdige forhold. Denne vurderingen vil bli foretatt i 2023.
- Godt arbeidsmiljø med akseptabel arbeidsbelastning i en sesongbetont og konjunkturavhengig bransje
Alle har rett til et godt arbeidsmiljø. Bobilsenteret Namsos AS har identifisert som en risiko at våre medarbeidere er ansatt i en virksomhet som er preget av store sesongsvingninger og er særdeles konjunkturavhengig. Per i dag foreligger forebyggende og kontrollerende tiltak gjennom klare retningslinjer og tett oppfølging av den enkeltes arbeidsbelastning. Dette gjøres ved at vi har en oppdatert personalhåndbok tilgjengelig for alle ansatte, vi har tett oppfølging av lokale ledere, samt regelmessige besøk fra konsernledelsen. For å redusere risikoen ytterligere vil Bobilsenteret Namsos AS gjennomføre årlige medarbeiderundersøkelser og regelmessige medarbeidersamtaler. Ved å legge til rette for tettere oppfølging og ved å sette fokus på temaet overfor våre medarbeidere vil risikoen kunne reduseres.
- Beskyttelse av persondata
Bobilsenteret Namsos AS håndterer store mengder persondata og til dels sensitiv persondata. Når det gjelder risikoen for at persondata havner på avveie etterlever Bobilsenteret Namsos AS gjeldende personvernlovgivning. Bobilsenteret Namsos AS har etablerte rutiner for håndtering av persondata og eventuelle brudd på personvernlovgivningen. Dette inkluderer blant annet et system for oppdatering av rutiner og begrensning av hvilke persondata som innhentes-og oppbevares, samt sletterutiner. Bobilsenteret Namsos AS vil som et forebyggende tiltak implementere IP-sperre på den mest kritiske applikasjonen. Bobilsenteret Namsos AS forventer at dette tiltaket vil redusere risikoen for at persondata havner på avveie, fordi kun et svært begrenset antall betrodde medarbeidere vil ha tilgang til persondata.
- Anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden
Bobilsenteret Namsos AS har identifisert manglende innsikt i leverandørkjeden som en signifikant risiko og et prioritert område. I 2022 har Bobilsenteret Namsos AS anskaffet et system for leverandørkartlegging og oppfølging. Denne prosessen gir Bobilsenteret Namsos AS bedre innsikt i leverandørkjeden slik at høy-risiko leverandører kan følges opp med ytterligere tiltak. Bobilsenteret Namsos AS vil prioritere å følge opp de leverandørene som foreløpig ikke har besvart henvendelsen, samt utvide kartleggingen til leverandører. Ettersom produksjon av bobiler og campingvogner er identifisert som en risiko vil Bobilsenteret Namsos AS gjennomføre årlige besøk i produksjonsanleggene hos Bobilsenteret Namsos ASs leverandører. Bobilsenteret Namsos AS antar at risikoen for brudd på slike rettigheter vil reduseres ved å innføre dette tiltaket.
Formålet med de tiltakene vi har iverksatt og planlagt er å bidra til å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår i egen virksomhet, bidra til forbedring hos våre leverandører og redusere vesentlig risiko for negative konsekvenser som kan knyttes til vår virksomhet.
Oppsummering og veien videre
I tillegg til ovennevnte prioriterte områder vil vi det neste året jobbe med å forbedre gjennomføringen av aktsomhetsvurderingen og bygge kompetanse på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Bobilsenteret Namsos AS vil følge opp gjennomføring og tiltak som er igangsatt som følge av aktsomhetsprosessen beskrevet ovenfor. Dette gjøres gjennom et risikoregister hvor de relevante vurderinger og tiltak fremkommer. Oppfølgingen inkluderer kommunikasjon med interessenter og rettighetshavere om hvordan eventuelle negative konsekvenser er håndtert, samt å sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.
Aktsomhetsvurderingene vil gjennomføres minst årlig, samt ved materielle endringer i risikobildet eller ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.
Bobilsenteret Namsos AS vil utstede redegjørelser og besvare informasjonshenvendelser som nærmere angitt i åpenhetsloven. Informasjonshenvendelser bes rettet Jan.Frode@pilote.no
Denne redegjørelsen er utarbeidet i henhold til åpenhetsloven § 5. Redegjørelsen gjelder for perioden juli 2022 til juni 2024 Redegjørelsen er godkjent av styret i Bobilsenteret Namsos AS
